Portafirmes electrònic

Què és el portafirmes electrònic?

 

El Portafirmes electrònic és l’eina web que té la UPC per signar documents que requereixen l’autorització d’una o més persones. A l’Àrea econòmica s’utilitza actualment per signar les fases A, D, OP i per signar l’Informe Justificatiu del contracte menor.

El procés previ a la signatura electrònica no varia. Els documents pressupostaris es realitzen a SAP dins la transacció corresponent i queden pendents d’enviar al Portafirmes.

Important. Recorda que la factura no es pagarà al proveïdor -fase P de Pagament- fins que no es signi el Reconeixement d'Obligació.

Com signo des del Portafirmes?

1. Entra al Portafirmes amb els teus codis d’usuari i contrasenya d’accés a les intranets de la UPC.
2. Veuràs tots els documents que necessiten del teu vistiplau i/o signatura. Visualitza el tutorial per saber-ne més coses.

Important. Recorda que fins que tots els signants associats a un document no han signat, el document no es comptabilitza i que, quan això passa, el SAP ho fa de manera automàtica.

A més la signatura dels documents A i D és el que permet utilitzar els saldos d'aquests documents. Si el document A no està signat no es pot carregar la Disposició (D) i si aquesta no ho està, no es pot registrar la factura. Finalment si la fase OP no està signada, el document no queda comptabilitzat i per tant la factura no es pagarà.

Els viatges de treball impedeixen a PDI i PAS signar electrònicament?

Pots accedir al Portafirmes UPC des de qualsevol lloc del món amb accés a internet i, també, via mòbil:
https://portafirmes.upc.edu/Portafirmes/

El Portafirmes m'avisarà si tinc algun document pendent de signar?

Sí, el Portafirmes disposa d’un sistema de notificacions que es pot modificar segons les necessitats.

L’avís configurat per defecte t’informa cada vegada que tens un nou document per signar. Si ho prefereixes pots modificar-ho per tal que t’avisi diàriament, setmanalment o mensualment.

La freqüència dels avisos es modifica amb la icona de ratlles de la part superior dreta del Portafirmes, on hi ha l’opció de Notificacions. L’opció de data límit no l’has d’utilitzar per als documents econòmics.

Vull signar electrònicament els documents pressupostaris. Què he de fer?

Defineix els signants d'aquests documents a SAP.

Despeses de projectes de recerca

Sol·licita l'activació dels signants al Centre de Transferència de Tecnologia (CTT). En general, els signants obligatoris de les despeses imputades a un projecte de recerca són l'administrador/a del projecte i l'investigador/a principal (IP). Així el CTT revisarà que les dades mestres del projecte són correctes i l'activarà.

1r signant Vistiplau	2on signant Signatura
Es recomana tenir tots els projectes d'un mateix IP revisats (o almenys els projectes d'un grup de disponibilitat) per tal que el mateix IP utilitzi un únic sistema de signatura dels seus projectes.
Administrador/a del projecte	Investigador/a principal –IP- del projecte

Despeses que no afecten a projectes de recerca

Sol·licita l'activació dels signants al Servei de Control de Gestió (SCG). En general, els signants són un gestor/a - que verifica que la comptabilització al SAP és correcta- i aquell/a que té la competència delegada per signar: Degà/na, director/a d'Àrea, cap d'UTG, cap de Servei ...

1r signant Vistiplau	2on signant Signatura
En alguns casos aquesta seqüència pot variar si les necessitats de la Unitat així ho requereixen. L'activació de les variacions es sol·licita a l'SCG.
Gestor/a	Qui té la competència delegada de signatura

Moltes unitats han afegit un tercer signant que acostuma a ser la persona que verifica la compra. Així, quan es té la factura registrada i s'envia a signar, el primer que ho fa és la persona que comprova que el subministrament o el servei s'ha entregat/prestat correctament.

Inicialment s'han configurat els mateixos signants per a totes les fases pressupostàries. Qualsevol modificació caldrà justificar-la al CTT, si són projectes CTT, i al Servei de Control de Gestió per a la resta de pressupost.

Com envio els documents pressupostaris registrats a SAP al Portafirmes?

A SAP, ves a Gestió de signatures (GPS) passant primer per la carpeta d'Administració electrònica i la carpeta de Signatura Electrònica.

Des d’aquí podràs fer l’enviament dels documents realitzat: A, D, OP, TR o TR-TC. Per saber-ne més visualitza el tutorial explicatiu.

Per defecte, quan envies un document al Portafirmes estàs incorporant també els adjunts que l'acompanyen. Així, si el document és degut a una factura electrònica, aniran també al Portafirmes la caràtula de l'OP i el pdf de la factura electrònica. Si no és degut a una factura electrònica, caldrà que l'escanegis (si no disposes del pdf) i l'incorporis a l'OP.

Cal que adjuntis al document –i així ho permet el Portafirmes- tota la informació justificativa necessària que faci possible l'autorització del total de la despesa.

Com envio l'informe justificatiu al Portafirmes?

L'informe justificatiu generat a l'aplicatiu de SAP del contracte menor també s'ha d'enviar al Portafirmes. Un cop realitzat i gravat, l'informe s'envia prement l'opció d' "Enviar a Firma" que apareix a les opcions de l'informe (prement el botó dret del ratolí).

Per saber-ne més visualitza el tutorial explicatiu.(minut 3:40 aprox)

És suficient indicar un únic signant. Ha de ser la persona que justifica la necessitat de la compra.

A partir de maig de 2019, per facilitar l'enviament, es poden informar per defecte els signants. Així:

• Per despeses del Capítol 2n caldrà fer la sol·licitud al Servei d'Economia i el signant només podrà variar segons el Centre Gestor.
• Per projectes quedarà informat com a únic signant el Responsable del projecte.

Es pot comunicar al Servei d'Economia qualsevol canvi en els signants per tal que estiguin informats i no calgui introduir-los cada vegada.

Si no hi ha cap informació definida, caldrà indicar els signants a la pantalla que apareix després de prémer l'opció d'Enviar a Firma: l'ordre seqüencial, el tipus de signatura (indicar 3Vistiplau) i el nom del signant (de la intranet).

Què he de fer quan un signant rebutja la signatura?

La persona que rebutja la signatura ha d'especificar el Motiu del rebuig de manera que puguis fer les modificacions oportunes per tal que es pugui signar.

• Si és un error en la imputació dels costos o en la posició pressupostària, o en qualsevol camp modificable del document, hauràs de fer el canvi, gravar i enviar de nou a la signatura. No el podràs tornar a enviar si no modifiques el document i el graves.
• Si el motiu és un altre, caldrà que valoris la devolució de la factura i, si cal, que en demanis una altra o no.

Com signo les Ds d'un procés d'adjudicació centralitzat (documents fets pel Servei de Contractació Administrativa i Compres)?

La D de l'adjudicació d'un expedient de contractació la fa el Servei de Contractació Administrativa i Compres (SCAC). Aquest contactarà amb la unitat que ha promogut la contractació per comunicar que la disposició ja està feta i per informar del número de document D per tal que la unitat en tramiti la signatura, ja que es tracta de disposicions que fan referència al pressupost de la Unitat que ha sol·licitat la compra i, per tant, caldrà que siguin signades pels responsables d’aquell pressupost.

És important que estigueu atents al GPS del Portafirmes per enviar la Disposició a signatura. Per a qualsevol incidència poseu-vos en contacte amb el SCAC.

Què he de fer si canvia el director/a, degà/ana?

Si hi ha canvis en el segon signant que té la competència delegada, caldrà notificar qui exercirà aquelles funcions i a partir de quina data al Servei de Control de Gestió (SCG), el qual emprendrà les actuacions necessàries per regularitzar la nova situació al SAP.

Què he de fer si algun signant no pot signar?

Què he de fer si el director/a, degà/ana té previst absentar-se del seu lloc de treball 4 dies o més i no pot signar?
Si no es pot connectar durant diversos dies degut a una baixa o a estar de vacances, delegarà la signatura de manera transitòria en qui el Reglament de la seva Unitat estipuli fins que torni a la feina. Es farà arribar una còpia de la delegació al Servei de Control de Gestió (SGC), amb la data d'entrada en vigor i, si es coneix, amb la data de finalització. El SCG emprendrà les actuacions necessàries per regularitzar la situació al SAP.

Què he de fer si el gestor/a (primer signant) té previst absentar-se del seu lloc de treball 4 dies o més i no pot signar?
Si no es pot connectar durant diversos dies degut a una baixa o a estar de vacances, es comunicarà al SCG qui signarà de manera transitòria fins que torni a la feina. La comunicació inclourà a més del substitut, la data d'inici i de fi del període, si es coneix. Cas contrari, caldrà que la Unitat comuniqui de nou l'alta en l'accés al Portafirmes del titular en el moment que es produeixi. El SCG emprendrà les actuacions necessàries per regularitzar la situació al SAP.

Què he de fer si qui té la competència delegada (segon signant) té previst absentar-se del seu lloc de treball 4 dies o més i no pot signar?
Si no es pot connectar durant diversos dies degut a una baixa o a estar de vacances, es comunicarà al SCG qui signarà de manera transitòria fins que torni a la feina (normalment serà el seu cap). La comunicació inclourà a més del substitut, la data d'inici i de fi del període, si es coneix. Cas contrari, caldrà que la Unitat comuniqui de nou l'alta en l'accés al Portafirmes del titular en el moment que es produeixi. El SCG emprendrà les actuacions necessàries per regularitzar la situació al SAP.

Puc afegir un signant per algunes despeses?

Als signants parametritzats inicialment d'una Unitat gestora se'n poden afegir més (mai substituir) si es considera que la despesa ho requereix. El signant afegit es tindrà en compte només per aquell document que s'està enviant a signar.

Per fer-ho cal que vagis a Gestió de signatures del SAP: Administració electrònica / Signatura electrònica / Gestió de signatures. Selecciona el document i prem la icona Tractar signants. Busca i inclou la persona que vulguis afegir.