Factura electrònica
Què és una factura electrònica?
És un document tributari generat en format electrònic que reemplaça el document en paper i que compleix amb els requisits legals i reglamentaris exigibles a les factures. A més, ha de garantir l’autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut.
La Universitat aposta per la factura electrònica perquè, a banda que la Llei ho exigeix, permet una major transparència en la gestió de les compres i el seu pagament.
Les empreses que estableix l'article 4 de la Llei 25/2013 han de facturar electrònicament a la Universitat sense límit d'import (Ordre VEH/138/2017):
- Societats anònimes.
- Societats de responsabilitat limitada.
- Persones jurídiques i entitats sense personalitat jurídica que no tinguin nacionalitat espanyola.
- Establiments permanents i sucursals d'entitats no residents en territori espanyol en els termes que estableix la normativa tributària.
- Unions temporals d'empreses.
- Agrupacions d'interès econòmic.
- Agrupacions d'interès econòmic europees.
- Fons de pensions.
- Fons de capital de risc.
- Fons d'inversions
- Fons d'utilització d'actius.
- Fons de regularització del mercat hipotecari.
- Fons de titulització hipotecària o Fons de garantia d'inversions.
Quina informació ha de tenir un proveïdor que ha de facturar electrònicament a la UPC? - Facilita el codi de comanda i la informació necessària.Marc Normatiu
Llei 25/2013, de 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic. Sense límit d'imports: Ordre VEH/138/2017.
Consideracions importants del registre d'una factura electrònica
- No visualitzis la safata d'entrada electrònica amb filtres (centre gestor, dates, element PEP), si més no d'entrada. Pots no veure alguna factura que t'arribi a alguna imputació no habitual.
- Consulta l'històric periòdicament per si la factura que estàs esperant no t'arriba a la safata. Potser ha estat rebutjada automàticament per algun error. Consulta com actuar al Manual d'eFactures o a l'Àrea Econòmica.
- Si tens un albarà d'una compra, o saps que s'ha produït una compra, o bé has donat d'alta un viatge o realitzat la D per un bitllet d'avió; i la factura no arriba, parla amb el proveïdor per saber quan emetrà la factura. Potser l'ha facturat per error a una altra D.
- La D (número de comanda) sempre ha de ser de data anterior a la de la factura. Has de tenir-ho present si pel que sigui cal emetre nova D quan la compra ja està feta.
- Si necessites que el proveïdor t'enviï una factura o te la refaci i no se'n surt, bé perquè no pot enviar-la de manera electrònica, bé perquè no entén els canvis que calen, demana ajuda al Servei d'Economia (mitjançant un tiquet al PUC Economia o el correu servei.economia@upc.edu). La factura no pot estar pendent d'enviar o de gestionar-se durant un període superior a un mes.
- Per a qualsevol problema amb l'entrada de factures electròniques a la UPC o dubtes de com gestionar-les, poseu un tiquet al PUC Economia
Qui emet la factura electrònica de la UPC?
La UPC emet factura electrònica a les entitats que n'està obligada legalment i a aquelles que ho sol·liciten.
La facturació electrònica de Capítol II està centralitzada al Servei d'Economia, un cop que cada centre gestor registri l'ingrés a SAP.
Emissió de factura electrònica de la UPC - Consulta el Manual d’usuari en el capítol II.
Per a qualsevol dubte contacta amb rebeca.gancedo@upc.edu
Pel que fa a les factures electròniques de Recerca, des de desembre de 2020, la seva emissió està descentralitzada, és a dir cada centre gestor emetrà la factura electrònica des de SAP.
Vegeu per Recerca el menú de SAP:
Projectes CTT-Comptabilització-Deutors- Guia d'usuari per a la comptabilització d'ingresos CTT i facturació
Per a qualsevol dubte, contacta amb elvira.aguilar@upc.edu
Com registro una factura electrònica a SAP?
A la UPC, les factures electròniques entren al programa comptable SAP per la safata d'entrada (dins del menú d'Administració Electrònica), es verifiquen i es registren.
Un cop s'autoritzen les despeses mitjançant la signatura del document, es comptabilitzen per ser pagades.
Si la signatura és electrònica, la comptabilització serà automàtica.
Gestió de factures electròniques rebudes - Consulta el Manual d'usuari.
Si per un error tècnic o humà, la factura no desapareix de la safata d'entrada, caldrà obrir un tiquet al PUC Economia indicant el número d'OP i la factura electrònica sol·licitant que es lliguin.
Esquema del registre de factures electròniques
Qualsevol factura electrònica que arriba a la safata de la UPC té un Número de Disposició, D, que reserva els diners per a la compra i té les autoritzacions pertinents per realitzar-la.
Això implica que un cop arriba la factura la seva tramitació ha de ser àgil. Aquestes tres accions s'han de poder dur a terme en un temps inferior o igual a 10 dies:
Acció 1 a realitzar - Conformar la factura
Comprova que allò que se’t factura coincideix amb allò que has rebut, que les dates són correctes i l’import és l’acordat.
Si tu no has fet la recepció, cal que et posis en contacte amb qui ho ha rebut per tal de verificar que és realment el que es va demanar.
Aquest pas, en molts casos es configura en el Portafirmes per evitar imprimir la factura per demanar la conformitat.
Atenció! En la contractació de viatges no s'ha d'esperar a que aquest hagi finalitzat. Únicament cal comprovar la compra (dates, import, viatger...).
Acció 2 a realitzar - Registrar o refusar la factura
Registra la factura si tot és correcte o refusa-la si hi ha algun error.
Manual d'usuari. Gestió de factures electròniques rebudes.
Atenció! No refusis la factura electrònica si:
Ja has comptabilitzat la factura en paper o pdf Si per algun motiu l’empresa ha enviat la factura també en pdf o en paper, i aquesta ja està comptabilitzada, no s’ha de refusar la factura electrònica. Cal demanar al Servei d’Economia que l’adjunti a l’OP (Amb un PUC economia indicant el número d’OP). Aquests casos han de ser residuals ja que els proveïdors només ens han de facturar electrònicament. Per tant caldrà insistir a l’empresa que només enviï la factura en format electrònic.
Has de repercutir la despesa a un fons diferent de l’inicialment previst Canvia el número de comanda inicial pel nou número de comanda al SAP, de manera que al proveïdor no li representi cap altra gestió ni cap demora. No s’han de refusar aquestes factures.
Acció 3 a realitzar - Si has refusat la factura
Si has refusat la factura, contacta amb el proveïdor per aclarir els motius i acordar els canvis que calen a la nova factura si cal emetre-la..
Com es pot veure en quin estat es troba una factura electrònica enviada a la UPC?
El gestor UPC pot consultar l’estat de la factura a través del SAP, visualitzant el Log Històric d’e-factures.
El proveïdor, pot fer el seguiment de la factura des de que entra a la UPC fins el moment del seu pagament: Amb el NIF de l’empresa i els cinc últims dígits del compte corrent on està domiciliat el pagament de la factura a l’enllaç de consulta i el manual explicatiu.
Què passa si anul·lo l'Ordre de Pagament d'una factura electrònica?
Quan fas l'OP d'una factura electrònica, aquesta desapareix de la safata d'entrada de factures electròniques.
Si, pel motiu que sigui, s'anul·la l'OP en preliminar o comptabilitzada, la factura electrònica torna a aparèixer a la safata d'entrada per tal que pugui ser rebutjada o tornada a comptabilitzar correctament.
Com puc saber que la factura electrònica (sense projecte CTT) s'ha enviat al client?
Un cop s'han seguit els passos que indica el Manual d'emissió de factures electròniques i la factura s'ha emès centralitzadament, la unitat que ha creat l'efactura l'envia al client i l'adjunta a l'Ordre d'Ingrés creada pel centre responsable de l'ingrés.
Es podrà veure de la mateixa manera que es consulten altres adjunts: Dins de l'Ordre d'Ingrés, l'opció Entorn- Enllaç d'objectes
Comparteix: