Normes de bon ús

• Feu servir un llenguatge clar, directe i concís. La precisió de les paraules és un element imprescindible en l’eficàcia comunicativa: eviteu frases negatives, repeticions, ambigüitats i tòpics.
• La lectura en pantalla requereix textos amb una acurada jerarquització de la informació: redacteu seguint l’ordre natural de la frase i l’ordre seqüencial dels raonaments o esdeveniments.
• Utilitzeu un llenguatge no discriminatori.
• Incorporeu un assumpte breu i descriptiu al camp Subject.
• Incloeu la signatura al final dels missatges: les persones receptores dels missatges institucionals han de poder identificar fàcilment la persona o l'organisme emissor amb entitat legal. A l’adreça electrònica From ha de constar el càrrec d’aquesta persona o organisme i, per tant, és recomanable fer l’enviament des d’una adreça genèrica, no personal.
• Es recomana incloure en els missatges de correu electrònic l'advertiment següent: “Aquest correu electrònic pot contenir informació confidencial o legalment protegida i està exclusivament adreçat a la persona o entitat destinatària. Si no sou el destinatari final o la persona encarregada de recollir-lo, no esteu autoritzat a llegir-lo, retenir-lo, modificar-lo, distribuir-lo, copiar-lo ni a revelar-ne el contingut. Si heu rebut aquest correu electrònic per error, us demanem que informeu el remitent i elimineu del vostre sistema el missatge i el material annex que pugui contenir. Gràcies per lo vostra col·laboració”.

• Amb caràcter general, heu d'evitar trametre un mateix missatge simultàniament a un gran nombre de bústies electròniques, llevat que estigui justificat pel compliment de tasques encomanades (tramesa de convocatòries a reunions, etc.); que respongui a esdeveniments puntuals i d'una durada concreta (eleccions, etc.), o que derivi de drets legalment reconeguts.

• La dimensió màxima d'un missatge per distribuir-lo a través d'una llista de correu és de 5 Mb.
• Feu un ús correcte i adequat dels documents adjunts. En cas que sigui una informació breu, és millor comunicar-la directament en el cos del missatge i evitar possibles documents adjunts que requereixen programari addicional per poder-los llegir. També podeu generar una pàgina web on incloure els documents annexos i difondre l’adreça en el missatge. En cas que sigui imprescindible annexar un document en el missatge, feu ús de formats oberts per facilitar l’accés als documents, per exemple el PDF.
• Per a llistes de distribució amb molts membres (més de 500), es recomana que envieu els missatges durant la nit o els caps de setmana, o que feu servir l'opció d'enviament amb "baixa prioritat".
• Repasseu les dades concretes —xifres, dates, noms— i comproveu que no hi hagi cap errada; plantegeu-vos si l’ordre d'exposició de la informació és el més convenient, i finalment eviteu que les dades irrellevants prenguin protagonisme a les dades clau.

Pàgina actualitzada per la Secretaria General