Manteniment

El sistema de gestió de recursos immobiliaris de la UPC, FACIL, és l'eina de gestió dels espais i instal·lacions de la universitat. Actualment, la gestió de serveis es troba especialment dirigida al manteniment, correctiu i preventiu, dels edificis i les seves instal·lacions.

FACIL, disposa d'una intranet per a la sol·licitud de serveis, accessible per tot el PDI/PAS de la universitat, a través de la qual els usuaris del Campus poden tramitar les peticions, i fer el seu seguiment.

En cas de necessitar informació addicional sobre l’estat de les sol·licituds i/o per qualsevol aclariment en relació al funcionament de la intranet de FACIL, podeu contactar directament amb la Unitat d’Infraestructures del Campus Nord a través del telèfon 93 413 78 04 o mitjançant l’adreça de correu electrònic celia.morillas@upc.edu.

Amb aquesta nova eina es pretén, entre d’altres, optimitzar la gestió del manteniment de les infraestructures de la universitat, garantint un servei de qualitat que permeti el correcte desenvolupament de les activitats pròpies de la UPC.

Guia d'utilització de la nova Intranet de Sol·licituds de Servei

Es proporcionarà mobiliari nou amb el cofinançament de la unitat en els següents casos:

1. Nou lloc de treball (PDI i PAS). Serà imprescindible indicar a la sol·licitud de mobiliari les dades que es relacionen a continuació:

• Nom i cognoms de la persona que s'incorpora a la unitat
• Col·lectiu (PDI o PAS)
• Tipus de vinculació

El mobiliari nou que es proporcionarà a les unitats, pertany a l'estàndard adoptat per la totalitat del Campus Nord de la UPC.

Cal tramitar per mitjà d'aquest procés totes les sol·licituds d'obres que es proposin des de les unitats bàsiques i funcionals, amb independència de la seva importància relativa i del fet que disposin o no de finançament. Les sol·licituds que tinguin finançament per part de la unitat que les proposa, no estaran sotmeses a cap termini de presentació i es podran demanar al llarg de l'any. Les sol·licituds que hagin d'obtenir finançament en el marc del PIU, caldrà presentar-les dins de dues convocatòries anuals en els terminis de 31 d’octubre i 31 de març respectivament.

Pel que respecta al procés

El procés s'inicia quan una Unitat Bàsica o una Unitat Funcional fa una sol·licitud per a realitzar una actuació en els edificis de la UPC, bàsicament obres de reforma o millora dels espais i/o les instal·lacions, justificant la necessitat de l'adequació i la relació existent amb el pla de millora acadèmic o de gestió amb el qual haurà d'estar vinculada. 

Procés per a tramitar actuacions a les infraestructures

• La Unitat Bàsica o la Unitat Funcional realitza una sol·licitud d'intervenció mitjançant el formulari establert pel Servei de Patrimoni 
• Les sol·licituds es tramitaran a la Unitat d’Infraestructures o a la unitat corresponent del Campus on s'elaborarà un estudi preliminar que contemplarà l’estudi de viabilitat tècnica i una estimació econòmica que es lliurarà al Vicerectorat de Planificació i Programació d'Infraestructures i a la Vicegerència d'Economia i Patrimoni
• Les sol·licituds rebudes al Vicerectorat i a la Vicegerència seran avaluades en relació a la seva viabilitat tècnica i econòmica i es prioritzaran 
• En cas de desestimar-les, es farà un contrast entre els Serveis de Campus Territorials i la Unitat Bàsica o Unitat Funcional sol·licitant 
• Les sol·licituds que comptin amb la viabilitat tècnica i econòmica es presentaran a la Comissió Econòmica del Consell de Govern per a la seva aprovació 
• Es realitzarà una comunicació al sol·licitant relativa a l'aprovació de la seva sol·licitud 
• De les sol·licituds aprovades s'elaborarà o s'encarregarà la documentació tècnica i administrativa necessària per dur-les a terme, (projectes, estudis, plecs de condicions, etc.) que es realitzarà en coordinació amb el Servei de Prevenció de Riscos Laborals i el Centre de Sostenibilitat (CITIES). Es completarà amb el document de planificació/compromís de qualitat que resumirà l'estudi tècnic, la qualitat i els terminis d'execució previstos
• El document de Planificació/compromís de qualitat es sotmetrà a la conformitat de la Unitat sol·licitant i es realitzaran els canvis pertinents fins que s'aprovi
• Si la intervenció ho requereix s’iniciarà la tramitació del corresponent expedient de contractació 
• En cas de no ser necessari tramitar expedient de contractació, la Unitat d’Infraestructures o els Serveis de Campus Territorials s’encarregaran de demanar ofertes i seleccionar la més favorable per a realitzar la intervenció 
• Un cop s'inicien les obres de reforma o millora de les instal·lacions per part de l'empresa, els tècnics competents realitzaran el seguiment de la intervenció, vetllant perquè les obres s'executin atenent les previsions contemplades als respectius projectes 
• Realitzada l'actuació, caldrà demanar a la Unitat sol·licitant la seva conformitat i acceptació de l'actuació d'acord amb el compromís de qualitat signat, sinó es realitzarà la correcció de defectes

Pel que respecta als requeriments

Tots els documents que es generin durant el procés, s'incorporaran a la Base de Dades del Servei de Patrimoni per tal de realitzar consultes directes i generar informes periòdics.

Es definirà un sistema de perfils d'usuari que puguin accedir tant a les sol·licituds d'intervencions com a la informació de la base de dades, establint no solament prioritats sinó també l'abast i l'àmbit territorial.

Aquí podeu consultar el diagrama de flux corresponent a tot el procés de tramitació i seguiment d'aquestes sol·licituds:

Diagrama de flux Tramitació Actuacions Infraestructures